Verplichte elektronische facturatie staat voor de deur
Net voor het einde van het vorige jaar werd het wetsvoorstel ingediend om (gestructureerde) elektronische facturatie in te voeren. Deze elektronische facturatie zou verplicht worden vanaf 1 januari 2026 voor handelingen tussen Belgische ondernemingen.
WAT IS EEN GESTRUCTUREERDE ELEKTRONISCHE FACTUUR?
Een gestructureerde elektronische factuur is een elektronische factuur die is opgesteld in een gestructureerde elektronische vorm die een automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Deze striktere definitie verwijst dus niet naar het verzenden van een PDF via een e-mail, maar naar het automatisch uitwisselen van informatie tussen de financiële systemen van de verzender en de ontvanger, zonder dat hiertoe manuele handelingen vereist zijn. Dergelijke facturen zijn dus “machineleesbaar” waardoor een automatische en digitale verwerking door de ontvanger mogelijk is. Essentieel is dat tussen bedrijfssystemen op een eenvormige manier gewerkt wordt zodat ongeacht de gebruikte technologie of toepassing de inhoud, het format en de technische overdracht op mekaar afgestemd zijn.
WAT IS DE BEDOELING?
Het principe is dat deze facturen op een digitaal platform terecht komen waar de betrokkene BTW-belastingplichtige en zijn boekhouder toegang toe hebben. Ook de fiscus zal toegang hebben tot dat platform. De doelstelling is om administratief te vereenvoudigen en fouten uit te schakelen maar het is duidelijk dat op die manier de BTW-gegevensstromen volledig in kaart zullen worden gebracht en de overheid een extra oogje in het zeil zal kunnen houden wat hopelijk voor de overheid tot een verhoging van BTW-inkomsten leidt.
WIE MOET EEN GESTRUCTUREERDE ELEKTRONISCHE FACTUUR OPMAKEN?
De bedoeling is dat iedere in België gevestigde BTW-belastingplichtige die een factuur voor een bepaalde handeling moet opmaken dit in de toekomst doet in de vorm van een gestructureerde elektronische factuur. Dit geldt dus niet voor van BTW vrijgestelde handelingen (bv. de verhuur van grond voor langer dan 6 maanden), maar enkel voor handelingen die aan BTW onderworpen zijn.
Vrijgesteld van de plicht om een gestructureerde elektronische factuur op te maken, zijn ook forfaitair belastingplichtigen (caféhouders, kappers, …. ) wiens regeling sowieso afloopt eind 2027 en BTW-belastingplichtigen die failliet werden verklaard. Voor de BTW-belastingplichtige kleine ondernemers die onder de vrijstellingsregeling nul percent BTW aanrekenen, werd geen uitzondering gemaakt evenmin als voor landbouwers onder de bijzondere forfaitaire landbouwregeling. Voor deze laatsten geldt evenwel dat ze niet zelf een factuur moeten opmaken, tenzij bij verkoop aan een buitenlandse afnemer, maar dat het hun afnemer is die een aankoopborderel opmaakt. Dit aankoopborderel zal dus ook “gestructureerd elektronisch” moeten zijn.
Wanneer de medecontractant in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter factureert dan zal dit ook een gestructureerde elektronische factuur moeten zijn. Dit zal echter enkel kunnen als er een voorafgaand akkoord is tussen beide partijen en waarbij iedere factuur het voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de levering van het goed of de dienst verricht.
ONTVANGSTPLICHT VAN EEN GESTRUCTUREERDE ELEKTRONISCHE FACTUUR
Elke BTW-belastingplichtige aan wie een gestructureerde elektronische factuur is gericht moet in staat zijn om deze te ontvangen in het formaat waarin ze werd uitgereikt. Ook belastingplichtigen met een bijzondere regeling, zoals de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen en de bijzondere regeling voor landbouwondernemingen, zullen dus in de toekomst maatregelen moeten nemen om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen. Wie niet over de juiste informatica beschikt zal beroep kunnen doen op het (gratis) Hermes-platform. Hiermee kan men een gestructureerde elektronische factuur verzenden naar elke onderneming in België en/of gestructureerde elektronische facturen of aankoopborderellen ontvangen.
De invoering van de verplichting tot e-facturatie dient nog te worden goedgekeurd door de Europese Commissie, maar er wordt wel verwacht dat deze goedkeuring er zal komen. Voor de Belgische Administratie is de invoering van de e-facturatie een belangrijke stap om meer btw-inkomsten te innen en de btw-kloof te verkleinen. Voor de Belgische ondernemingen die vanaf 2026 elektronische facturen moeten opmaken, is het aangewezen om zich daarop te beginnen voorbereiden.